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合同管理办法

第一章 总则

第一条 为了进一步规范学校合同管理，防范经济风险，维护学校合法权益，推进学校依法治校，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》以及其它相关法律、法规和政策的规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的合同是指以leyu乐鱼(中国)官方网站、广东理工职业学院名义与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条 学校合同管理实行统一领导、授权管理、业务归口的原则。

第四条 学校合同管理的内容包括：合同类别、合同授权与审核、合同签订与履行、合同监督与合同档案管理、合同纠纷的处理、责任追究等。

第二章 合同类别、授权与审核

第五条 根据合同的性质和内容，将合同分为重大合同和一般合同（人事聘用合同、劳动合同除外）。

重大合同主要包括：

合作办学合同；

涉及学校形象、名誉等无形资产的合同；

涉外合同；

融资（贷款）合同；

标的在10万元及以上的经济合同；

其他学校认为应该按重大合同管理的合同。

重大合同之外的合同，视为一般合同。

第六条  申请单位（部门）负责合同的申请和管理，是合同的履行单位（部门），承担合同文本的起草、拟定、送审及合同履行管理等工作。

根据业务归口管理原则，当合同由业务归口职能单位（部门）（按学校年度预算归口确定）直接承办时，该合同的申请单位（部门）即业务归口职能单位（部门）。

申请单位（部门）主要负责人为合同管理第一责任人，业务归口职能单位（部门）主要负责人为合同管理第二责任人。

第七条 学校所有对外合同应严格按照本办法附件中规定的合同审签程序审签，审签通过后方能签订。

第八条 申请单位（部门）、业务归口职能单位（部门）、财务处、审计处、法律顾问、申请单位（部门）分管校领导、校长作为合同审签的重要部门或人员，分别履行以下职责：

（一）申请单位（部门）。负责提请合同审签，确保经费已经纳入学校财务预算或已经落实经费来源；确保合同的可行性，及合同内容与需求、招标文件、投标文件等一致；确保合同条款完备、明确，符合国家和学校相关规定，没有损害学校利益。合同内容涉及到其他相关部门的，须提请相关部门审签。

（二）业务归口职能单位（部门）。主要负责项目的指导、管理、论证；项目预算、项目内容的审核；合同履行的督促、检查及参与验收等工作。审核合同的可行性，合同内容是否与需求、招标文件、投标文件等一致，合同条款是否完备、明确，是否损害学校利益等。

（三）财务处。主要审核项目经费来源；经费是否纳入学校财务预算等；相关条款是否符合财务管理制度；合同的经济可行性、结算方式是否可行、是否损害学校利益、按照合同约定办理收支事项是否可行；监督合同中纳入学校财务管理的经费收付情况等。

（四）审计处。主要审核合同是否符合国家的有关法律法规，是否符合学校相关管理规定；项目合同送审资料是否完整，是否履行报批程序、招标程序、政府采购程序等规定；合同条款是否完备、明晰，是否损害学校利益等。

（五）法律顾问。负责对合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查，审核是否有违反法律、法规及社会公共利益、国家经济秩序的条款或内容，合同履约和违约责任、解决争议的方法是否恰当；对履行合同的法律风险进行评估，必要时出具法律意见书。

（六）申请单位（部门）分管校领导。对申请单位（部门）所提出的项目可行性、必要性进行审核把关，对合同审签的过程、项目论证等情况审核把关。

（七）校长。对经有关部门审签后的合同进行审定，并签署意见。

第九条 申请单位（部门）应提供合同审签必须的材料，不能提供的，应该书面说明理由。

合同审签应报送以下相关材料：

（一）合同项目资金审批材料。属于重大合同项目，需同时提供校长办公会议纪要。

（二）研究论证相关资料（需论证的项目）。

（三）招标文件、投标文件、评标结果、中标结果等资料。

（四）经申请单位（部门）主要负责人签字确认的合同审签文本并加盖申请单位（部门）骑缝章。

（五）其他相关材料。

如遇特殊情况急需对合同进行审签时，可采取各合同审签部门集体审签的方式。

第十条 为提高合同审签工作效率，对下列合同可采用由合同申请单位（部门）、业务归口职能单位（部门）、法律顾问、申请单位（部门）分管校领导、校长审签的简化审签方式，必要时审计处抽审。

（一）采用固定统一格式的政府采购招标代理委托协议（基建工程项目招标代理委托协议除外）。

（二）使用学校年度预算内资金5万元以下且采用固定统一格式的电商直购采购合同、网上竞价合同、协议定点采购合同、批量集中采购合同。

（三）学校与银行签订的办理新生银行卡和在校生学费批量扣款合同。

（四）学校对外签订的不涉及资金收付的合同。

第十一条 申请单位（部门）应根据合同审签的反馈意见对合同文本进行修改，形成最终合同文本经校长或校长授权委托人签字后到校长办公室盖章。同时将合同审签文本底稿送校长办公室存档。

第三章 合同的签订与履行

第十二条 学校法定代表人是校长，校长依法代表学校行使签约权。学校对外签订各类合同应由校长签订或书面授权委托他人签订，受委托人不得超越委托权限签订合同。

第十三条 合同到期后，未经学校书面同意或没有续签合同，不得继续执行。计划续签的合同应在合同到期之前按本办法合同审签程序办理续签手续。

第十四条 学校对外签订合同时，应当由校长或校长授权委托人签字，也可使用校长的签字章。

如遇不可抗力或进行抢修、抢险等紧急情况，需要立即签订合同的，可适当简化程序，由校长直接签订或授权委托相关人员签订，事后由申请单位（部门）负责按审签流程补办审签手续。

第十五条 按国家、省市和学校规定需要进行政府集中采购、招标采购等的项目，必须按照相关规定，通过政府集中采购、招标采购后方可签订书面合同。

第十六条 基建修缮工程履行合同付款义务时，须经审计处审核后按学校财务管理规定办理。其余项目履行合同付款义务时，按学校财务管理规定提供完整的资料后办理，必要时审计处抽审。

第十七条 学校对外签订合同，除即时交割（1万元以下）的交易外，均应当采用书面合同形式。特殊情况经校长书面批准后可不签订书面合同。

第十八条 合同有示范文本(包括国家规定必须使用的标准合同文本或学校统一制订的示范文本)的，应当使用示范文本。
    第十九条 拟签订合同的基本条款应符合《中华人民共和国合同法》和其它相关法律、法规的规定。合同内容不得违反我国现行法律、法规和政策的规定，也不得违反本校的相关规定。

第二十条 合同签订前需要进行谈判的，应当由申请单位（部门）就合同事项涉及的内容向分管校领导汇报，形成意见后报校长审批，由校长授权委托申请单位（部门）负责人或其他工作人员进行谈判。合同谈判如需学校法律顾问协助，由申请单位（部门）向校长办公室提出申请，报请校长批准后，由校长书面授权学校法律顾问协助谈判。

第二十一条 申请单位（部门）对所签合同的合法性、真实性、合理性负责，并在合同签订过程中承担以下责任：
   （一）负责起草或初次审核合同草案及补充合同草案，组织相关人员与合同他方进行合同谈判；初次审核合同草案的内容应当包括：他方当事人的名称或姓名、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及争议解决方式等；

（二）负责办理法律、行政法规所规定的合同应当履行的批准、登记或备案手续等；

（三）申请单位（部门）及其他相关人员应当严格保守合同所涉及的商业秘密、技术秘密和其他保密信息。

第二十二条 申请单位（部门）在合同履行过程中，应承担以下职责：

（一）预付款和进度款的支付，应当严格按照合同的约定条件、金额进行；

（二）合同履行过程中因情况出现较大变化或出现不可抗力，需要变更或解除合同的，申请单位（部门）应当立即将相关问题向业务归口职能单位（部门）通报，书面向分管校领导和校长汇报。合同的变更或解除应当由申请单位（部门）提出，并负责按本办法附件规定的合同审核程序送审。申请单位（部门）在订立、变更、解除或签订补充合同时，必须按本办法的规定用章，并确保变更、解除或补充合同与主合同用章一致。对于合同变更的内容未涉及合同价款更改、合同内容未实质性更改且变更的内容不低于原合同的情况，可由申请单位（部门）报业务归口职能单位（部门）初审，报分管校领导审批，并报审计处备案；

（三）经过公证的合同，在双方达成变更或解除协议后，应报原公证机关备案；

（四）学校接到合同他方提出的变更或解除合同正式文本后，申请单位（部门）应尽快予以答复，一般情况不宜超过10个工作日（法律、法规及合同另有约定的除外），因逾期答复造成学校损失的，追究责任人相应责任；

（五）变更或解除合同的建议或答复，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查；

（六）负责牵头处理合同纠纷。

第二十三条 校长办公室负责学校合同的归档管理，包括合同的形式审核、合同专用章管理、合同形成的过程资料保存。

合同签订完成后，申请单位（部门）除自己留存一份合同文本外，还须及时将合同文本送业务归口职能单位（部门）、财务处、校长办公室保存，同时将与合同有关的其它书面资料原件交校长办公室保存。

第二十四条 学校对外合同必须以“leyu乐鱼(中国)官方网站”或“广东理工职业学院”名义签订，合同签章须使用“leyu乐鱼(中国)官方网站合同专用章”或“广东理工职业学院合同专用章”，未经校长书面授权委托，任何单位（部门）、个人或其它组织都不得以学校名义对外签订合同、协议或带有合同、协议性质的书面文件。学校的其他印章和各部门的印章均不能用于签订对外合同（人事部门印章用于签订人事合同和劳动合同的除外），凡是违反本规定对外签订合同的，除追究当事人的责任外，财务处有权拒绝付款。

合同专用章由校长办公室设专人保管、规范使用，保管和使用过程中应遵循以下规定：
    （一）严格加强合同的用章管理，严禁用其它章代替合同专用章；
    （二）严格在授权范围内使用合同专用章，禁止超出授权范围或提供给其它单位或个人使用；
    （三）拟签订的合同必须符合本办法合同审签程序并履行登记手续，方可在合同上盖章，审批、审签等资料留档备查；
    （四）合同专用章在保管和使用过程中不慎遗失，责任部门必须在确认丢失后24小时内向校长书面报告，并负责办理印章挂失及登报声明作废手续。

第四章 合同监督与合同档案管理

第二十五条 学校对外合同一经签订，由申请单位（部门）负责跟踪已签合同的履行情况，督促合同他方履行合同义务，确保合同得到全面履行。

第二十六条 申请单位（部门）有责任及时处理合同履行过程中出现的问题，在合同他方出现违约情形可能给学校造成损失或带来其它负面影响的情况下，应及时向学校出具书面报告，并采取必要措施，将可能产生的损失降至最低。

第二十七条 学校成立由校长办公室、审计处和财务处等部门组成的合同监督检查工作小组（临时机构），定期对合同管理工作进行监督和检查。

第二十八条 相关部门及工作人员应严格保守合同秘密，妥善保管已经签订的合同及与合同有关的资料（包括与合同有关的文书、图表、传真件等资料），所有合同及相关资料应符合学校档案管理的要求，并及时按规定归档。资信证明文件、授权委托书、判决书和仲裁裁决书等相关文件（如有）应与合同一并归档，不得随意处置、销毁、遗失。

第二十九条 学校应当逐步实现合同信息化管理，制定合同信息化管理相关制度。

第三十条 合同档案的保存期限依据学校档案管理办法执行。合同档案保管期满后，由档案保管单位（部门）编制拟销毁合同档案目录并作出书面鉴定报告，报经学校档案管理部门负责人及校长批准后方可销毁。鉴定报告由校长办公室存档备查。

第五章 合同纠纷的处理

第三十一条 因合同履行出现合同纠纷学校收到诉讼、仲裁或其它法律文书，由校长办公室、申请单位（部门）立即向分管校领导和校长汇报，由校长决定是否委派工作人员或学校法律顾问代表学校处理相关法律纠纷。如需出庭应诉，学校任何单位（部门）应当立即根据学校授权的委托代理人的要求，提供相关资料、信息和其它必要的支持。

第三十二条 合同履行期间，申请单位（部门）、业务归口职能单位（部门）发现存在重大隐患或可能发生纠纷的情况，应当立即通报校长办公室，并立即向分管校领导和校长汇报。

第三十三条 对于合同纠纷，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致的，按本办法合同审签程序订立书面协议，并依其执行。协商不成的，应当在法定诉讼时效内，向人民法院起诉或根据合同的约定向仲裁机构申请仲裁。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。

第三十四条 合同履行出现纠纷时，申请单位（部门）、业务归口职能单位（部门）及相关部门应当注意证据的收集和保全，并应主动、及时地向学校提供全面、完整的资料，不得故意隐瞒或遗漏。

第三十五条 合同纠纷的处理，应特别注意下列问题：

（一）在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，相关部门应当及时采取证据保全措施；

（二）发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使学校权利难以实现时，相关单位（部门）应及时建议学校向法院申请财产保全；

（三）相关部门应及时提出并建议学校在诉讼时效内及时主张权利（如起诉、申请仲裁或向义务人行使请求权），以防诉讼时效终止；

（四）相关部门应当做好合同纠纷的情况记录备查。

第六章 责任追究

第三十六条 申请单位（部门）、业务归口职能单位（部门）、个人在合同签订或履行过程中有下列情形之一的，由学校根据其情节轻重，给予相应的处罚。若责任人行为给学校造成经济损失的，学校依照本办法的规定和其它相关规定追究责任人的赔偿责任及相应法律责任。

（一）应当签订书面合同而没有签订的；

（二）未按照本办法规定的合同审签程序订立、变更、履行或解除合同的；

（三）未经授权或超出授权范围签订合同的;
    （四）将合同章提供给其它单位或个人使用的；
    （五）提供虚假资料的；
    （六）擅自销毁、涂改或变更合同内容的；

（七）因故意或过失造成合同文本及相关重要法律文件丢失的；

（八）不按合同约定内容履行的；

（九）利用合同进行涉嫌犯罪活动的；

（十）越权处理合同事宜、未及时汇报情况和应当或可以追究合同他方违约责任而擅自放弃权利的；

（十一）在合同订立和履行当中，失职、渎职或以权谋私，与合同他方或第三人恶意串通、收受贿赂或使用其他非法手段的；

（十二）泄漏合同意向、商业秘密或其他相关保密信息的；

（十三）在合同签订、履行和处理合同纠纷过程中，隐瞒或不及时向有关部门、校长汇报，存在不及时汇报、消极应对、不及时提供必要支持以及拒绝配合或消极配合承办人的；

（十四）学校尚未与合同他方签订书面合同、原签订的合同到期后学校不同意或没有续签合同，责任人却擅自代表学校实际享受相关权利和履行相关义务或允许合同他方享受相关权利和履行相关义务的行为；

（十五）存在其它违反本办法规定行为的。

第七章 附则

第三十七条 本办法由审计处负责解释。

第三十八条 本办法自公布之日起施行。